Confidentialité
Date d’entrée en vigueur : 23 septembre 2026
1. Organisation responsable
Chapitre Québec de l'AIÉ / AEE Québec Chapter, NEQ 1182025404, 122-5184 boul. Cousineau, Saint-Hubert (Québec) J3Y 0E1, Canada.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément aux règles applicables, AEE Québec désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Le titre et les coordonnées de cette personne sont publiés sur le site Web du chapitre. Les demandes relatives à la vie privée peuvent être transmises à admin@aeeqc.ca et seront acheminées à la personne responsable.
3. Renseignements recueillis
Le formulaire d’adhésion peut recueillir vos coordonnées, renseignements de facturation, parcours professionnel, préférences d’adhésion, déclaration et signature saisie. Les champs facultatifs sont indiqués. Les renseignements de compte et les commandes permettent de gérer vos achats et votre adhésion. Les formulaires de contact recueillent les renseignements que vous choisissez de transmettre.
4. Utilisation des renseignements
Les renseignements sont utilisés pour traiter les demandes d’adhésion et les paiements, administrer les comptes et les adhésions, répondre aux demandes, assurer les communications administratives liées au chapitre et fournir les services demandés. L’accès est limité aux administrateurs, dirigeants, bénévoles autorisés et fournisseurs qui en ont besoin pour ces fins.
Les communications promotionnelles ou infolettres nécessitant un consentement sont gérées séparément des communications nécessaires à l’administration de l’adhésion.
5. Communication à l’Association of Energy Engineers
AEE Québec peut communiquer à l’Association of Energy Engineers (AEE) certains renseignements relatifs aux membres, notamment les coordonnées et le statut d’adhésion, lorsque cela est nécessaire à l’administration du chapitre, aux rapports de fonctionnement du chapitre et au maintien de son affiliation avec l’AEE. Cette communication est limitée aux renseignements nécessaires à ces fins et est assujettie aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.
6. Paiements et fournisseurs de services
Les données de carte sont saisies dans les champs de paiement hébergés ou fournis par Clover. Le site reçoit les résultats et références de transaction sans conserver le numéro complet de carte ni son code de sécurité. Les fournisseurs d’hébergement, de courriel, de site Web et autres prestataires peuvent traiter les renseignements nécessaires à la prestation de leurs services.
AEE Québec doit maintenir à l’interne une liste à jour de ses principaux fournisseurs et déterminer, avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec, les mesures et évaluations requises par les lois applicables.
7. Témoins et technologies similaires
WordPress et WooCommerce peuvent utiliser des témoins et le stockage du navigateur pour la connexion, les sessions de panier, les préférences linguistiques et la sécurité. Clover et ses services de sécurité peuvent traiter des renseignements techniques sur l’appareil et le réseau lors du paiement. Les témoins non essentiels, notamment d’analyse ou de publicité, ne doivent être activés que conformément aux choix de consentement applicables.
8. Consentement et renseignements facultatifs
Les renseignements demandés doivent être pertinents aux fins annoncées. Vous pouvez laisser les champs facultatifs vides. Le refus de fournir les renseignements nécessaires au traitement d’une adhésion peut empêcher son traitement. Toute nouvelle utilisation nécessitant un consentement fait l’objet d’une demande distincte; l’acceptation des conditions d’achat ne constitue pas un consentement général à toute utilisation de vos renseignements.
9. Conservation et destruction
AEE Québec conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de respecter ses obligations légales, comptables, fiscales, contractuelles et organisationnelles. Des calendriers de conservation internes doivent préciser les périodes applicables aux dossiers d’adhésion, commandes et pièces comptables, demandes de contact et données techniques. À l’expiration de la période applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet.
10. Sécurité et incidents de confidentialité
AEE Québec applique des mesures de protection raisonnables adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment la limitation des accès, les connexions chiffrées, les mises à jour de sécurité et la gestion des sauvegardes. Aucun système ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.
En cas d’incident de confidentialité, AEE Québec évalue la situation, tient les registres requis et effectue les avis exigés par la loi lorsqu’un incident présente le niveau de risque prévu par celle-ci.
11. Traitement à l’extérieur du Québec
Certains fournisseurs, y compris des fournisseurs technologiques ou l’Association of Energy Engineers, peuvent traiter ou recevoir des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant une telle communication lorsque la loi l’exige, AEE Québec effectue l’évaluation requise et met en place les mesures contractuelles ou autres garanties appropriées.
12. Accès, rectification, portabilité et plaintes
Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, leur rectification, leur portabilité lorsque applicable, ou retirer un consentement. Une vérification raisonnable de votre identité peut être exigée.
Pour exercer vos droits ou déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels, écrivez à admin@aeeqc.ca. Votre demande sera transmise à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Évitez de joindre des renseignements sensibles inutiles.
13. Mises à jour
La présente politique peut être mise à jour pour refléter l’évolution des pratiques ou des exigences applicables. La date d’entrée en vigueur de la version courante est indiquée en tête de la politique. Les modifications importantes sont portées à l’attention des personnes concernées de la manière requise par la loi.